Planerar du ett event med video? Missa inte dessa tips!

Oona von Zweygbergk
av Oona von Zweygbergk
on januari 16, 2017

018_Lanseringsevent.gifDet blir allt vanligare att företag använder video som en del av sina evenemang. Admes kunder kommer med önskemål om att göra filmer vid nya produktlanseringar, jubileeumsfester osv. och med det kommer ofta följdfrågan om vi känner till några bra platser med stora skärmar och juste ljud att arragera eventen på. Vi bad därför proffsen på Venuu att dela med sig av några av sina bästa råd till företag som vill arrangera maffiga event.

EVENEMANG ÄR ETT UTMÄRKT SÄTT ATT BYGGA HYPE
En kampanjstart är ett utmärkt tillfälle att arrangera lanseringsevenemang där både medarbetarna, leverantörerna och övriga samarbetspartners får första känslan av vad som är på gång. Evenemang är, helt enkelt, ett utmärkt sätt att bygga “hype”!  Att arrangera event kräver dock ofta lite mer än vad man kanske från början hade trott (om man vill göra det bra). Nedan har vi samlat våra bästa tips på vad man åtminstone ska ta hänsyn till när man ska arrangera ett lanseringsevenemang.

VILKA SKA MED?
Bestäm vilka ni vill bjuda in. Det hjälper dig att forma eventets innehåll. Är detta ett internt event, eller ska det bjudas in kunder / leverantörer / andra samarbetspartners? Externa gäster påverkar planeringen något, dels för att det slutliga deltagarantalet blir svårare att förutspå, men också för att externa gäster generellt tenderar att ha högre förväntningar om evenemanget när de kommer “utifrån”. Evenemang är dock ett utmärkt sätt att träffas och fördjupa relationer, så varför inte bjuda in alla ni känner. Ju mer uppmärksamhet er kampanj får redan från början, desto bättre!

Gör en grov uppskattning på hur många deltagare som förväntas på plats. Därefter börja leta efter en lokal som har kapacitet att ta emot tillräckligt med folk, har bra läge och framförallt de tekniska förutsättningarna som krävs för att er video eller övrig material kan visas med bra bild och ljud. Vi rekommenderar att man alltid själv tar en titt på lokalen innan man bokar.

Varje eventlokal har sin karaktär och stämning som kan förstås variera väldigt mycket. Mycket beror också på hur lokalen har möblerats. Vilka känslor eller reaktioner vill du väcka hos deltagarna? Har ni något särskilt tema kring kampanjen som lokalen kan stärka? Försök tänka lite utanför ramarna och våga välja annorlunda. Kika på Venuu.se utbud för lokaler med projektor här. I sökfunktionen kan du kan även ställa in andra begränsningar eller önskemål för att enklare hitta en lokal som passar just era önskemål.

SE ÖVER TEKNIKEN
Försök säkerställa att alla deltagare har möjlighet att se filmen bra (att skärmen / duken är stor nog eller att det finns flera skärmar i lokalen). Tänk också på att ni kanske behöver mikrofoner till de som ska prata på scenen. Var noga med att ta reda på hur tekniken i lokalen fungerar. Du kan också testa tekniken med en annan film som är i samma format som den ni ska visa. Innan själva eventet börjar: var på plats i god tid och testa att allt fungerar som det ska, minst en timme innan gästerna kommer.

SKAPA SPRIDNING
Var ute i god tid med inbjudan. Mellan 4-6 veckor brukar fungera bra med personliga inbjudningar. Var noggrann med innehållet (vad som händer, tid och plats, varför är det viktigt att delta). Använd ett anmälningssystem som samlar deltagaruppgifterna automatiskt så slipper du hålla på med listor och bekräftelser. Detta hjälper dig även när du ska kommunicera med deltagarna. Ska evenemanget publiceras i sociala medier (Facebook, Twitter, LinkedIn)? I så fall, skapa en hashtag för att deltagarna ska kunna dela sina upplevelser under/efter eventet.

MAT & DRYCK
Att hitta en passande cateringleverantör tillhör en av de svåraste upgifterna när man arrangerar ett evenenemang. Det som serveras (eller inte serveras) sätter ett stämpel på hela arrangemanget. Innan du går ut med offertförfrågningar, tänk igenom vad ni har för budget per deltagare. Ta ett möte med catering-företaget och planera menyn tillsammans. Fundera även vad ni ska göra med allergier / kostavvikelser. Ett bra cateringföretag kännetecknas av den uppmärksamheten som de lägger på att förstå dig och ditt evenemang; tema, stil, syfte, mål och budget.

DEKORERA LOKALEN FÖR ATT UPPFYLLA EVENTETS SYFTE
Oavsett om eventet är i era egna lokaler eller någon annanstans ska dekorationen planeras i god tid så att du hinner beställa in allt material du behöver. Har ni roll-ups / beach flags som ni kan sätta upp? Behöver ni hyra in extra möbler? Om eventet innehåller någon typ av föreläsning eller programpunkt ( > 5 min) är det bra att ha sittplatser till alla gäster. Behöver ni ståbord för mingel? Vart ska maten placeras? Tänk på logistiken och deltagarantalet. Försök att hitta åtminstone en “Wow-effect” i dekorationen som överraskar gästerna.

ÖVRIGA PROGRAMMET
Hur långt ska evenemanget vara? Förutom filmvisningen, vilka andra aktiviteter vill ni ha med? Börja planera program i god tid. Att ha musik i bakgrunden är alltid ett bra sätt att höja stämningen i lokalen. Vem ska ansvara för detta? Sätt ihop en ordentlig projektplan med tydliga ansvarsområden för att allt ska bli gjort i tid.

Lycka till med ditt evenemang önskar Venuu.se!

Söker du perfekt lokal för din kampanjlansering? Hos Venuu.se hittar du över 1300 alternativ för fester, möten & konferens !

 

Lämna en kommentar

Oona von Zweygbergk
Skriven av Oona von Zweygbergk
Oona är marknads- och eventansvarig på Venuu som är specialister på att hitta rätt lokaler för alla typer av event.
Sociala medier

Relaterade artiklar

Så använder Bestseller admefilm inför och under sina event
Så använder Bestseller admefilm inför och under sina event
Oona von Zweygbergk
By Oona von Zweygbergk
on januari 16, 2017

Att skapa minnesvärda föreläsningsevent idag är en utmaning för vilken arrangör som helst. Det sägs att människor som lyssnar...